Архивация и хранение документов в чешской фирме
Пока работники предприятия работают с документацией в повседневном режиме, речь идет о хранении документов. Это текущая ситуация, которая никак специально не регулируется законодательством. А вот архивация документов уже регламентируется, причем одновременно несколькими законами. Зная порядок хранения документов фирмы в Чехии, можно планировать и их своевременную ликвидацию. А еще важнее не допустить преждевременное уничтожение архива предприятия.
Хранение или архивация
Текущая деятельность работников предприятия с документами подразумевает их сортировку, обработку, копирование, аналитику. Это касается и электронных документов, а не только бумажных. В режиме хранения по необходимости документы можно и редактировать.
Наступает момент, когда определённый массив документов должен быть архивирован в читаемом виде на предусмотренный законом срок.
Формирование архива документов чешским юридическим лицом
Началом архивного хранения берется первый день года, следующего за отчетным, или первый день, следующий за концом отчетного периода. В первую очередь, конечно, речь идет о бухгалтерской и кадровой документации.
Хранение документов в Чехии регулируется следующими нормативными актами:
Архивирование документов согласно Закону о бухгалтерском учете 563/1991, § 31 a § 32
- Годовой отчет с приложениями (Баланс и отчет о прибылях и убытках) – 10 лет,
- Первичные документы бухгалтерского учёта, бухгалтерские книги, графики амортизации, инвентарные ведомости и т.д. – 5 лет.
Архивирование документов в соответствии с Законом об архивном деле и делопроизводстве 499/2004
учредительные документы, устав, документация о ликвидации и окончании деятельности организации, зарегистрированной в коммерческом регистре, отчеты наблюдательного совета, протоколы общих собраний, аудиторские заключения, договоры о передаче и документы, подтверждающие переход права собственности на недвижимое имущество, регистрационная документация и сертификация товарных знаков, образцы собственных рекламных материалов и документации и т.д.
Архивирование документов согласно Закону о налоге на добавленную стоимость 235/2004 § 27
- Плательщики НДС по закону обязаны хранить все налоговые документы, имеющие значение для исчисления налога, в течение не менее 10 лет с момента окончания налогового периода.
Архивирование документов в соответствии с Законом об организации и осуществлении социального обеспечения 582/1991, § 35a
Документы, относящиеся к наемным сотрудникам, также должны архивироваться
- копии личных карточек сотрудников – 3 года,
- платежные ведомости, бухгалтерские записи данных, необходимых для целей пенсионного страхования – 30 лет,
- коммерческих организаций и кооперативов список учредителей, членов уставного органа, наблюдательного совета и обзор случаев, когда данное предприятие не платило взносы на социальное страхование и взносы на государственную программу занятости – 6 лет.
Архивирование электронной почты в компании в соответствии с положением о персональных данных
В Чешской Республике каждая компания должна иметь полный контроль над удаленными и заархивированными электронными письмами согласно европейскому регламенту GDPR на срок до 10 лет.
Компании также обязаны вести электронный учет массива цифровых данных компании, включая электронную почту. В случае правового запроса со стороны контролирующих инстанций или, например, юридического спора между контрагентами все эти записи должны быть отслежены. Регулярного резервного копирования недостаточно, поскольку оправдания типа «документ куда-то пропал» или «я не могу его найти» не являются оправданием с юридической точки зрения. Все данные должны быть четко структурированы и легко доступны для поиска.
Существуют организации, которые не могут уничтожить документы без запроса на то у государственных органов. Эта специфика в данной статье не рассматривается.
Некоторые особенности хранения документов в электронном виде
В настоящее время многие компании предпочитают архивировать документы в электронном виде. Хотя оцифровка архива компании иногда требует первоначальных инвестиций, в долгосрочной перспективе это дешевое, эффективное и экологичное решение. Если вы получили документы непосредственно в электронном виде, сохранить их в выбранное хранилище – дело сравнительно быстрое и простое. Однако если у вас имеются документы, предназначенные для архивного хранения в бумажном виде, необходимо будет заняться их переводом в электронный вид. В таком случае необходимо знать, что простого сканирования и сохранения в облако или на жесткий диск недостаточно. Электронное архивирование документов регулируется правилами, которые необходимо соблюдать.
Условия и способ электронного хранения налоговых документов:
Для документов, архивируемых в электронном виде, должны соблюдаться следующие три условия:
- Достоверность происхождения документов: документы должны быть снабжены метаданными проверки, гарантирующими личность лица, законно выдавшего документ.
- Неприкосновенность их содержания: Необходимо гарантировать, что содержание документа не было изменено. Подлинность происхождения и неприкосновенность содержания могут быть обеспечены с помощью признанной электронной подписи, признанной электронной печати или электронного обмена информацией EDI. Если срок архивации не истек, а электронная подпись устарела, то такие документы необходимо подписать снова при оформлении новой электронной подписи.
- Разборчивость: необходимо обеспечить возможность прочтения содержания документа напрямую или с помощью технического устройства. Чаще всего для архивирования выбирается формат PDF/A, который является официальной архивной версией формата PDF.
Затем документы необходимо хранить с использованием электронных средств обработки и хранения данных. При этом необходимо, чтобы по требованию налогового органа доступ к этим документам был возможен без лишней задержки. Если место хранения документов не является внутренним, плательщик должен уведомить налоговый орган о месте хранения налоговых документов и одновременно обеспечить право свободного доступа в режиме реального времени как к налоговым документам, так и к данным, гарантирующим подлинность происхождения и неприкосновенность содержание.
Автор статьи: Юрий Молостов
- Последнее обновление: .
Предварительная модерация комментариев. Реклама без спроса не работает. Ругань и пустословие не востребованы. Официальный язык комментариев - русский. Большiя буквы надлежит уживать токмо содружно орфографiи, а не превозносити себя для.
Оставляя комментарий, вы даёте своё согласие на обработку персональных данных (администратору будет виден ваш электронный и IP адрес).