Цифровой электронный ящик чешской фирмы

Цифровой электронный ящик - "датова схранка" - присваивается каждому зарегистрированному юридическому лицу в Чехии. Это важное средство документооборота. Электронная документация постепенно вымывает из обихода бумажную классическую почту. С 2015 года, например, отчеты в налоговую службу юридические лица обязаны подавать только в электронной форме.

Как регистрируется цифровой почтовый ящик фирмы (datova schránka)?

Как только регистрируется фирма, МВД ЧР бесплатно регистрирует такой ящик, а директорам фирмы и предпринимателям присваивает идентификационные данные (ID) и выдает их вместе с паролем доступа. Аналогичная процедура проходит при назначении нового директора фирмы. При отзыве директора доступ к цифровому ящику ему блокируется.

ID и пароли к ящику высылается защищенным конвертом обычной почтой. Вид отправления – заказное письмо с вручением лично в руки получателю. Адрес, на который высылается конверт, совпадает с тем, который указан в регистрационных данных регистрирующего органа. Если указан заграничный адрес, то конверт посылается в большинство стран мира, за редким исключением.

С какой целью присваивается цифровой ящик

Главная цель цифровых ящиков – это официальный документооборот, прежде всего между государственными органами и предпринимателями. Только раньше он осуществлялся обычной бумажной почтой.

Кроме скорости, с которой доходит документация до адресата, есть еще один важный нюанс. Теперь не возникает проблем с фактом доставки документа адресату. Если он пришел в ящик владельца, то это трактуется как доставленный лично в руки документ. Этот факт очень важен. И именно поэтому важно поддерживать цифровой почтовый ящик в рабочем состоянии.

Есть и выразительные плюсы проекта. Сидя у компьютера можно как получить, так и сформировать и отослать документ по назначению. Электронным способом подаются всевозможные заявления, отчеты в налоговую службу, осуществляется общение с различными ведомствами (судами, министерствами, инспекциями, внебюджетными фондами, кадастром недвижимости и т.д.)

Такие сообщения легче хранить и использовать по необходимости в доказательной базе.

Технические возможности цифрового ящика

Расскажу только о самых главных, на мой взгляд, инструментах.

Электронный документ можно перевести в классический бумажный вид с удостоверением их идентичности друг другу.

Документы от имени своей фирмы в ряде случаев не требуют дополнительной подписи, аналогичной нотариально заверенной подписи на бумажном документе.

Если документ требует удостоверенной подписи, то можно дополнительно использовать такие платные инструменты, как цифровая подпись или печать. Эти услуги платные.

С помощью цифрового ящика можно пересылать документы самых разных форматов, но лучше ориентироваться на наиболее часто используемые. Это, как правило, документы в формате pdf, dok, xls, jpg. Если государственное учреждение не сможет прочитать файл, то чиновник имеет право попросить о подаче документа в ином, понятном для учреждения, формате.

Пароль, которым защищен ящик, может быть временным (действует 90 дней) и постоянным, это зависит от выбранных вами настроек. Использование постоянного пароля может спровоцировать трудности с конверсией электронных документов в бумажные. Если вовремя не обновить пароль, то доступ к ящику утрачивается.

Просрочка пароля блокирует доступ к ящику. В этом случае предпринимателю необходимо обратиться в пункт Czech POINT с заявлением об аннулировании старых данных доступа и выдаче новых данных для доступа к ящику. Раз в три года повторные пароли выдаются бесплатно, в противном случае процедура платная. Выдачей новых паролей занимаются и отделения "Чек Пойнт" при Посольствах Чешской Республики в ряде стран. На сегодняшний день количество таких точек приближается к пятидесяти.

При получении нового пароля заявителю выдается бумажное подтверждение о приеме заявлении, а на указанный заявителем обычный электронный адрес высылается ссылка (линк) для активации нового пароля. Этот пароль временный, после его активации система тут же "заставит" его сменить. Ссылка имеет ограниченный срок жизни и ограниченное количество возможностей для введения пароля. В случае повторяющихся ошибок разовый пароль блокируется, и процедуру его получения необходимо пройти вновь. Таким образом, надо подать заявление, в ответ получить бумажный одноразовый пароль, дождаться на обычной электронной почте ссылку активации, кликнуть по ней, ввести в активное поле одноразовый пароль, система тут же запросит этот пароль поменять. Как только этот пароль будет принят (одобрен), можно войти в свой цифровой ящик.

Всегда – будь то новый пароль, будь повторный – система после первого входа заставит сменить первичный пароль на постоянный.

За повторной выдачей паролей при их утрате может обратиться и уполномоченное лицо с нотариально заверенной доверенностью. Надо понимать, что пароли в этом случае все равно отправят владельцу цифрового ящика по месту, указанному в заявлении о повторной выдаче данных доступа, то есть администратору ящика. Но администратор может дать доступ в качестве доверенного лица с помощью бумажной доверенности.

Владелец ящика – администратор – может допустить к пользованию ящиком доверенных лиц, например, бухгалтера, юриста, секретаря. Если пароли не утрачены, доступ к цифровому ящику сохранен, то такими полномочиями можно наделить доверенное лицо и электронно. Но одноразовый пароль уполномоченному лицу все равно придет в бумажном конверте.

Документы в ящике хранятся ограниченный срок. Для того, чтобы документ не потерялся, необходимо сохранить его в компьютере, конвертировать в бумажный документ или заказать платное виртуальное хранилище документов.

Конечно, работа с цифровым ящиком требует не только пользовательских знаний и умений, но и знание чешского языка. Без соответствующих знаний и навыков или отсутствии времен, желания администрировать почту лучше поручить эту работу доверенному лицу. Но делать это нужно осторожно, особенно давать свои административные пароли. Надо помнить, что это все равно, что доверить этому лицу право подписи. Настройки почты предусматривают различные уровни наделения полномочиями доверенного лица или сотрудника компании. К тому же иногда отсутствие по халатности реакции на незначительное требование государственного органа может вырасти в серьезные проблемы. Можно пропустить сроки обжалования, не явиться на проверку по требованию налоговой инспекции, социальной службы, медицинской страховой компании.

Стоимость сопровождения цифрового ящика фирмы в Праге стоит примерно от 500 до 3000 крон в год, в зависимости от активности компании. Минимально в эту сумму входит отслеживание доставляемой документации и информирование о фактах ее приема руководителя фирмы. Заранее надо обговаривать, сколько будет стоить изложение смысла документа на русском языке или его точный перевод с чешского языка, а также возможный ответы на запросы, если такие понадобятся.

Автор: Юрий Молостов