Цифровой электронный ящик чешской фирмы

Цифровой электронный ящик присваивается каждому зарегистрированному юридическому лицу в Чехии. Это важное средство документооборота. Электронная документация постепенно вымывает из обихода бумажную классическую почту. С 2015 года, например, отчеты в налоговую службу фирмы обязаны подавать только в электронной форме.

Как регистрируется цифровой почтовый ящик фирмы?

Как только регистрируется фирма или предприниматель в чешском суде, соответствующий отдел МВД ЧР бесплатно регистрирует такой ящик, а директорам фирмы и предпринимателям присваивает идентификационные данные (ID) и выдает их вместе с паролем доступа. Аналогичная процедура проходит при назначении нового директора фирмы. При отзыве директора доступ к цифровому ящику блокируется.

ID и пароли к ящику высылается защищенным конвертом обычной почтой. Вид отправления – заказное письмо с вручением лично в руки получателю. Адрес, на который высылается конверт, совпадает с тем, который указан в регистрационных данных регистрирующего органа. Если указан заграничный адрес, то конверт посылается в большинство стран мира, за редким исключением.

Цели проекта

Главная цель цифровых ящиков – это официальный документооборот, прежде всего между государственными органами и предпринимателями. Только раньше он осуществлялся обычной бумажной почтой.

Кроме скорости, с которой доходит документация до адресата, есть еще один важный нюанс. Теперь не возникает проблем с фактом доставки документа адресату. Если он пришел в ящик владельца, то это трактуется как доставленный лично в руки документ. Этот факт очень важен. И именно поэтому важно поддерживать цифровой почтовый ящик в рабочем состоянии.

Есть и выразительные плюсы проекта. Сидя у компьютера можно как получить, так и сформировать и отослать документ по назначению. Электронным способом подаются всевозможные заявления, отчеты в налоговую службу, осуществляется общение с различными ведомствами (судами, министерствами, инспекциями, внебюджетными фондами, кадастром недвижимости и т.д.)

Такие сообщения легче хранить и использовать по необходимости в доказательной базе.

Технические возможности цифрового ящика

Расскажу только о самых главных, на мой взгляд, инструментах.

Электронный документ можно перевести в классический бумажный вид с удостоверением их идентичности друг другу.

Бумажный или графический документ на электронном носителе можно конвертировать в электронный документ с подтверждением их идентичности.

Документы от имени своей фирмы в ряде случаев не требуют дополнительной подписи, аналогичной нотариально заверенной подписи на бумажном документе.

Если документ требует удостоверенной подписи, то можно дополнительно использовать такие платные инструменты, как цифровая подпись или печать.

С помощью цифрового ящика можно пересылать документы самых разных форматов, но лучше ориентироваться на наиболее часто используемые. Это, как правило, документы в формате pdf, dok, xls, jpg. Если государственное учреждение не сможет прочитать файл, то чиновник имеет право попросить о подаче документа в ином, понятном для учреждения, формате.

Пароль, которым защищен ящик, может быть временным (действует 90 дней) и постоянным, это зависит от выбранных вами настроек. Использование постоянного пароля может спровоцировать трудности с конверсией электронных документов в бумажные. Если вовремя не обновить пароль, то доступ к ящику утрачивается.

Просрочка пароля блокирует доступ к ящику. В этом случае предпринимателю необходимо обратиться в пункт Czech POINT с заявлением Об аннулировании старых данных доступа и выдаче новых данных для доступа к ящику. Раз в три года повторные пароли выдаются бесплатно, в противном случае процедура платная. Выдачей новых паролей занимаются и некоторые консульства Чешской Республики в ряде стран.

При получении нового пароля заявителю выдается бумажное подтверждение о приеме заявлении, а на указанный заявителем обычный электронный адрес высылается ссылка (линк) для активации нового пароля. Этот пароль временный, после его активации система тут же "заставит" его сменить. Ссылка имеет ограниченный срок жизни и ограниченное количество возможностей для введения пароля. В случае повторяющихся ошибок разовый пароль блокируется, и процедуру его получения необходимо пройти вновь. Таким образом, надо подать заявление, в ответ получить бумажный одноразовый пароль, дождаться на обычной электронной почте ссылку активации, кликнуть по ней, ввести в активное поле одноразовый пароль, система тут же запросит этот пароль поменять. Как только этот пароль будет принят (одобрен), можно войти в свой цифровой ящик.

Всегда – будь то новый пароль, будь повторный – система после первого входа заставит сменить первичный пароль на постоянный.

За повторной выдачей паролей при их утрате может обратиться и уполномоченное лицо с нотариально заверенной доверенностью. Надо понимать, что пароли в этом случае все равно отправят владельцу цифрового ящика по месту, указанному в заявлении о повторной выдаче данных доступа, то есть администратору ящика. Но администратор может дать доступ в качестве доверенного лица с помощью бумажной доверенности.

Владелец ящика – администратор – может допустить к пользованию ящиком доверенных лиц, например, бухгалтера, юриста, секретаря. Если пароли не утрачены, доступ к цифровому ящику сохранен, то такими полномочиями можно наделить доверенное лицо и электронно. Но одноразовый пароль уполномоченному лицу все равно придет в бумажном конверте.

Документы в ящике хранятся ограниченный срок. Для того, чтобы документ не потерялся, необходимо сохранить его в компьютере, конвертировать в бумажный документ или заказать платное виртуальное хранилище документов.

Конечно, работа с цифровым ящиком требует не только пользовательских знаний и умений, но и знание чешского языка. Без этого лучше делегировать администрирование ящика доверенному лицу, а тем более, с осторожностью давать свои административные пароли. Надо помнить, что это все равно, что доверить этому лицу право подписи. К тому же иногда отсутствие по халатности реакции на незначительное требование государственного органа может вырасти в серьезные проблемы. Можно пропустить сроки обжалования, не явиться на проверку по требованию налоговой инспекции, социальной службы, медицинской страховой компании.

Стоимость сопровождения цифрового ящика фирмы в Праге стоит примерно от 500 до 3000 крон в год, в зависимости от активности компании. Минимально в эту сумму входит отслеживание доставляемой документации и информирование о фактах ее приема руководителя фирмы. Заранее надо обговаривать, сколько будет стоить изложение смысла документа на русском языке или его точный перевод с чешского языка, а также возможный ответы на запросы, если такие понадобятся.

Добавить комментарий

Реклама без спроса, ругань и пустословие здесь не требуется. Официальный язык комментариев - русский.


Снижение расходов на коммуналку в Чехии

Консультирование, оптимизация расходов, led-технологии и др.

Регистрация, обслуживание, ликвидация фирмы в Чехии

Продаются консультации

Консалтинг по использованию Чехии в своих интересах (иммиграция, организация бизнеса и быта, недвижимость, визы, коммунальные платежи, налогообложение и др.)

RSS-рассылка материалов сайта Ассистент в Чехии

подписаться на RSS

Курсы валют ЧНБ

USD = Крон {value}%
EUR = Крон {value}%
RUB = Крон {value}%

Ассистент в Чехии